集團(tuán)電話是我們辦公中常用的電話通訊管理手段的一種。使電話管理者可集團(tuán)性管理外線來(lái)電與內(nèi)線呼出。
集團(tuán)電話設(shè)備一般由外線與分機(jī)構(gòu)成。外線指接入集團(tuán)電話中的外線總數(shù)。分機(jī)是您為您的員工所安排的的電話數(shù)量。

接入集團(tuán)電話中常用外線種類(lèi)：

1 普通外線：電話局普通局用線。
2 普通中繼線：與普通局用線相同，但可自動(dòng)聯(lián)選。
3 ISDN線路：一線通（ISDN）線路。(現(xiàn)網(wǎng)通安裝需用戶自行購(gòu)買(mǎi)轉(zhuǎn)接設(shè)備)
4 E M專(zhuān)線：各地電話系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)專(zhuān)線。

接入集團(tuán)電話中常用分機(jī)種類(lèi)：

1 普通分機(jī)：可安裝普通分機(jī)，家中所安裝電話機(jī)可安裝在集團(tuán)電話。
2 數(shù)字分機(jī)：各品牌電話系統(tǒng)中專(zhuān)用的數(shù)字分機(jī)。主要起編程作用及特殊功能實(shí)現(xiàn)。家用普通話機(jī)不可接入此類(lèi)型分機(jī)端口中。

備注：有一些交換機(jī)如三星系列可在數(shù)字分機(jī)基礎(chǔ)上安裝普通分機(jī)子板。

安裝集團(tuán)電話好處：

如您公司人員很多，不可能為每一名員工都安排一部直線電話。即使都安排了一部直線電話這樣為將來(lái)的管理工作也帶來(lái)了隱患（主要指電話費(fèi)用管理）。這樣您可考慮安裝集團(tuán)電話設(shè)備。為每一名員工安排一部分機(jī)，外線打入由前臺(tái)（或電腦話務(wù)員）進(jìn)行信息處理，這樣在節(jié)約費(fèi)用的同時(shí)，對(duì)于外線打入者也會(huì)以最快的速度與要聯(lián)系的人聯(lián)系上。

在使用電話系統(tǒng)的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)如電話占線或電話無(wú)人接聽(tīng)等很多種情況，如沒(méi)有安裝集團(tuán)電話這樣您很可能失掉了一次在第一時(shí)間與您客戶聯(lián)系的機(jī)會(huì)。不如把這項(xiàng)工作交給集團(tuán)電話來(lái)處理。在分機(jī)占線或無(wú)人接聽(tīng)時(shí)集團(tuán)電話會(huì)按您的需要把電話轉(zhuǎn)到另一處分機(jī)。如您安裝了語(yǔ)音信箱設(shè)備，會(huì)把此電話轉(zhuǎn)到您自已的信箱中讓客戶留言。

多種情況下您對(duì)直線電話的管理只能憑借您員工的自覺(jué)性。對(duì)話費(fèi)的管理也是集團(tuán)電話的一大功能。它會(huì)按您的安排為每一分機(jī)安排一個(gè)密碼，如您離開(kāi)座席不知密碼的人無(wú)法使用您的分機(jī)。在安裝了計(jì)費(fèi)功能后您也可對(duì)電話費(fèi)用管理提出您新的看法來(lái)。計(jì)費(fèi)系統(tǒng)會(huì)告訴您哪一位員工所打的電話費(fèi)用最多或最少，打出的電話號(hào)碼及總費(fèi)用。程控交換機(jī)集團(tuán)電話的區(qū)別在向貴公司提供下面方案的同時(shí)，本公司先就交換機(jī)與集團(tuán)電話的區(qū)別進(jìn)行如下說(shuō)明。